Mitarbeiterin für das Projekt BürgerRatHaus Ann-Kathrin Dornieden im Interview II

"Das Bauvorhaben ist eine große Gemeinschaftsleistung."

2027 soll das neue Bauprojekt „BürgerRatHaus“ fertiggestellt werden. Bis dahin gibt es viel zu tun, denn so ein Großprojekt bedeutet neben vielen zu treffenden Entscheidungen, dass auch verschiedenste Akteure mit ins Boot geholt werden müssen. Nur so können alle Aspekte und Perspektiven in das Projekt einfließen und eine breite Zustimmung gewonnen werden.

Dafür sind eine gute Organisation und strukturierte Beteiligungsmaßnahmen notwendig. Wie das bei dem Projekt umgesetzt wird, erläutert im Interview Ann-Kathrin Dornieden, Projektmitarbeiterin im Geschäftsbereich 7.

Welche Möglichkeiten bietet der Neubau des BürgerRatHauses?

„Das neue Verwaltungsgebäude soll die Möglichkeit bieten, die durch die Digitalisierung angestoßene Neuausrichtung der Arbeitswelt und der dazugehörigen Infrastruktur mit größerer Bürgernähe und Serviceorientierung der öffentlichen Verwaltung zu verknüpfen. Das ist bei den aktuell genutzten Immobilien nicht der Fall.

Daher soll der Verwaltungsneubau dazu dienen, die in die Jahre gekommenen innerstädtischen Mietobjekte abzumieten und die Digitalisierung der sozialen Dienstleistungsbereiche durch den Neubau anzustoßen und zu beschleunigen. Mit dem Bau des BürgerRatHauses errichten wir also ein optimiertes und zukunftsfähiges Dienstleistungsgebäude für die Zeit einer digitalisierten Verwaltung.“

Das klingt nach keinem klassischen Bauvorhaben mit den üblichen Akteuren. Wer wird bei diesem Projekt alles eingebunden?

„Das Bauvorhaben ist eine große Gemeinschaftsleistung. Bereits in einer frühen Phase haben wir festgestellt, dass die Verwaltung ein Projekt dieser Größenordnung nicht alleine stemmen kann. Deshalb hat die Stadt Essen entschieden, dass das Projekt in Zusammenarbeit mit der IME/GVE realisiert werden soll. Für die Planungen kontaktierten wir zudem das Unternehmen combine consulting – ein auf Büro- und Arbeitsplatzkonzept spezialisierter Dienstleister – das wir mit ins Boot geholt haben, um ein zukunftsgerichtetes Gebäude planen zu können.

Zu Beginn arbeiteten wir mit rund 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus allen Bereichen der Verwaltung in verschiedenen Arbeitsgruppen an der Grobplanung, welche dem Verwaltungsvorstand und dem Rat im September 2017 zur Beschlussfassung für die weiteren Planungsschritte vorgelegt wurde. Bereits in diesem frühen Projektstadium haben wir intensiv mit den Fachbereichen zusammengearbeitet, die später das Gebäude beziehen werden.“

Das sind eine Menge Beteiligte. Waren noch weitere Personen eingebunden?

„Insbesondere in der Phase der Bedarfsplanung, welche die Basis für die Erstellung des Funktions- und Flächenprogramms für den Architekturwettbewerb darstellte, bezogen wir verschiedene weitere Akteure in die Planungen mit ein:

  • Anliegerinnen und Anlieger und Nachbarinnen und Nachbarn,
  • Vertreterinnen und Vertreter von Verbänden und Institutionen, die mit den Nutzerinnen und Nutzern des künftigen BürgerRatHauses arbeiten,
  • Kundinnen und Kunden
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Sachverständige für Barrierefreiheit, Brandschutz, Facility Management, Sicherheitskonzept, Energie- und Nachhaltigkeitskonzept

Durch den vom Rat einberufenen interfraktionellen Arbeitskreis, welcher sich intensiver mit dem Projekt BürgerRatHaus befassen sollte, stellt auch die Politik einen wesentlichen Akteur bei den weiteren Planungen zum BürgerRatHaus dar.“

Warum wurden so viele verschiedene Personengruppen eingebunden?

„Wir setzen stark auf Beteiligung. Ganz besonders bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadt Essen, und eben auch bei den Bürgerinnen und Bürgern, denn diese Gruppen werden das Gebäude letztlich am meisten nutzen.

Um die Beteiligung möglichst passgenau zu gestalten, wurden – zugeschnitten auf die einzelnen Zielgruppen – unterschiedliche Beteiligungsmöglichkeiten angeboten. Das Spektrum reichte von Flur- und Warteraumworkshops für die Kundinnen und Kunden der einziehenden Fachbereiche, bis zu Veranstaltungen für spezielle Zielgruppen, wie zum Beispiel die direkten Anwohnerinnen und Anwohner. Für alle Interessierten zugänglich wurde zudem eine Online-Beteiligung zum neuen BürgerRatHaus angeboten.

Um die Meinungen, Anregungen und Ideen der künftig einziehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Planungsprozess einzubeziehen, wurde eine Reihe von Workshops durchgeführt, bei denen auch die künftige Arbeitsorganisation thematisiert wurde. Rund 1500 Kolleginnen und Kollegen sollen dort arbeiten. Sie sind Experten in eigener Sache, denn sie kennen ihre Bedarfe und Arbeitsabläufe am besten und wissen, worauf bei der Neukonzipierung der Arbeitsplätze und -abläufe geachtet werden muss. Daher kommt ihnen eine besondere Rolle zu.

Ergänzend hierzu wurde mit einem Beteiligungstag für alle interessierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein offenes Beteiligungsangebot vorgehalten, um auch die Anregungen und Ideen derjenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennenzulernen, die nicht in das Gebäude einziehen.

Durch Transparenz und Teilhabe gewährleisten wir zum einen, dass die Menschen die Idee hinter dem BürgerRatHaus verstehen und warum dieser Schritt des Neubaus notwendig ist – mit Blick auf die Veränderungen der Verwaltung in den nächsten Jahren und der Digitalisierung –, zum anderen helfen uns die Kolleginnen und Kollegen und die Bürgerinnen und Bürger aber auch dabei die Ziele zu konkretisieren und bestmöglich im Sinne aller Beteiligten umzusetzen.“

Und wie sind diese Erfahrungen in das Bauvorhaben eingeflossen?

„In dem wir das BürgerRatHaus beispielsweise in Front- und Backoffice teilen. Das ist ein Ergebnis aus den Workshops zur Arbeitsweise und birgt einige Vorteile, sowohl für die Verwaltung, als auch für die Bürgerinnen und Bürger.

Die Bürgerinnen und Bürger wünschen sich meist mehr Termine, die auch schnell durchgeführt werden können. Hier kommt das Frontoffice zum Einsatz, also der Bereich in dem die Kolleginnen und Kollegen Beratungsgespräche führen mit den Bürgerinnen und Bürgern und wo wir Hilfestellungen bieten können bei abstrakten oder komplexen Sachverhalten. Da im Frontoffice ausschließlich Kundentermine wahrgenommen werden, können hier Öffnungszeiten erweitert und Wartezeiten für die Bürgerinnen und Bürger verkürzt werden.

Der zweite Teil des BürgerRatHauses ist das Backoffice. Hier können die Kolleginnen und Kollegen der „klassischen“ Verwaltungsarbeit nachgehen, d. h. wir können dort Fälle bearbeiten, Bescheide erstellen, Anträge bearbeiten usw. Im Backoffice kann konzentrierter „abgearbeitet“ werden, d. h. ohne Unterbrechungen durch Publikumsverkehr Arbeitsabläufe verkürzt werden.“

Bei so vielen beteiligten Personen, braucht das Projekt eine gute Organisation. Welche Zuständigkeiten/Arbeitsgruppen gibt es?

„Die Projektstruktur gliedert sich in vier verschiedene Ebenen. Zunächst treffen der Oberbürgermeister und der Verwaltungsvorstand die strategischen Entscheidungen über verschiedenste Sachverhalte oder über Vorlagen, die dem Rat zum Beschluss vorgelegt werden und das BürgerRatHaus betreffen.

Informiert über die Sachverhalte und Sachstände werden der Oberbürgermeister und die Verwaltungsvorstände durch die Projektlenkungsgruppe. Diese besteht aus der Projektleitung, den beteiligten Dezernenten und den Leitungen der Arbeitsgruppen. Die Projektlenkungsgruppe bereitet aber auch gleichsam Informationen auf für den Interfraktionellen Arbeitskreis (IFAK). Hier sind Mitglieder des Rates der Stadt Essen aus allen Fraktionen des Rates vertreten. Um eine größtmögliche Transparenz zu schaffen, werden die Mitglieder des Rates innerhalb des IFAK regelmäßig über Sachstände und Veränderungen beim Projekt BürgerRatHaus informiert und in Kenntnis gesetzt. Gleichzeitig wird der Politik die Möglichkeit gegeben, sich bei dem Projekt mit Ideen und Anregungen einzubringen und Planungsergebnisse kritisch zu diskutieren.

Auf einer dritten Ebene befindet sich die Projektleitungsgruppe. Diese besteht aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadt Essen, der Grundstücksverwaltung Essen (GVE) und der Immobilienmanagement Essen (IME). Die alltägliche Arbeit des Projektes findet hier auf dieser Ebene statt. Informationen werden hier gebündelt, Aufgaben werden definiert und delegiert.

Und an diesem Punkt kommt auch schon die vierte Ebene ins Spiel: Die verschiedenen Arbeitsgruppen, damit Aufgaben bestmöglich bearbeitet werden können. Diese Arbeitsgruppen sind nach Themengebieten aufgeteilt. Ein Beispiel ist hier die AG NAPO (Neue Arbeitswelt, Prozess- und Organisationsentwicklung) auf Steuerungs- und Mitarbeiterebene. Im Sinne der Mitarbeiterbeteiligung werden in dieser AG Fragestellungen zu organisatorischen Themen wie Arbeitsabläufe im Front- und Backoffice, Ausstattung und Möblierung, Öffnungszeiten etc. bearbeitet. Es geht also um Thematiken, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der einziehenden Fachbereiche unmittelbar betreffen.

Eine weitere Arbeitsgruppe ist die AG „Umfeldgestaltung“. Die Kolleginnen und Kollegen beschäftigen sich in dieser AG mit Fragestellungen zu Themen der verkehrlichen Anbindung des „BürgerRatHaus“ durch ÖPNV und Individualverkehr. Aber auch Themen wie die Anbindung des Quartiers rund um die Alte Synagoge zwecks Quartiersentwicklung und Belebung der Innenstadt werden hier bearbeitet, genauso wie das Thema Grünflächen. Weitere Themen, die innerhalb verschiedener Arbeitsgruppen in der Verwaltung bearbeitet werden sind Facility Management, Sicherheit, Digitalisierung des BürgerRatHauses, Abbruch, Aufstellung eines rechtskräftigen Bebauungsplanes etc. Im Laufe des Projektes kommen darüber hinaus immer wieder neue Aufgaben hinzu, die dann innerhalb der Verwaltung bearbeitet werden.“

Macht es diese Menge an Personen nicht schwierig so ein Projekt umzusetzen?

„Bei einem so großen Projekt ist es eigentlich nichts Ungewöhnliches, das so viele Akteure involviert sind. Dies bedeutet natürlich auch eine sehr gute Projektstruktur und –steuerung auf die Beine zu stellen, die eine sinnvolle Arbeitsaufteilung mit sich bringt.

Gleichzeitig wünschen wir uns ja eine größtmögliche Akzeptanz innerhalb der Mitarbeiterschaft für das Projekt. Mit dem Bau des BürgerRatHauses und dem Umzug der Fachbereiche gehen schließlich auch viele Veränderungen einher, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betreffen. Deswegen ist es uns sehr wichtig auch Rücksicht auf die Meinungen, Erfahrungen und Perspektiven der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu nehmen. Dementsprechend ist auch dieser Aspekt für uns unabdingbar.“

Werden alle diese Personen weiterhin in das Projekt einbezogen?

„In dem Projekt gibt es Akteure, die lediglich zu Beginn der Planungen einbezogen wurden und im weiteren Projektverlauf nicht mehr erforderlich sind, wie z.B. das beauftragte Unternehmen combine Consulting für die Erstellung des Flächen- und Funktionsprogramms für den Architekturwettbewerb.

Auf der anderen Seite ist es aber maßgeblich, dass einige Akteure fortlaufend in das Projekt mit einbezogen werden. Zu nennen sind hier beispielsweise die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der einziehenden Fachbereiche, die sich in der AG NAPO engagieren. Da die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Arbeitsgruppe die Aufgabe von Multiplikatoren haben, ist es wichtig, dass wir diese kontinuierlich über den aktuellen Projektstand informieren. Auch erfolgt in dieser Arbeitsgruppe fortlaufend im Projekt eine Beteiligung zu verschiedenen Themen, wie z. B. die gemeinsame Erarbeitung einer Hausordnung für das neue Gebäude, die Möblierungsplanung, etc. Dabei erfolgt die Beteiligung natürlich bedarfsbezogen.

Eine bedarfs- und themenbezogene Beteiligung erfolgt ebenso bei all den übrigen Akteuren. Es kann daher sein, dass Arbeitsgruppen beendet werden und eine weitere Einbeziehung im Projekt nicht erforderlich ist. Als Beispiel ist die Arbeitsgruppe Baufeldfreimachung zu benennen. Da der Abbruch im Laufe der Zeit erfolgt sein wird und das Baufeld für den Neubau frei ist, wird sich diese Arbeitsgruppe sicherlich auflösen. Auf der anderen Seite werden neue Arbeitsgruppen gegründet, weil Themen und Aufgaben hinzukommen, die bislang noch nicht relevant waren, wie z. B. die AG Umfeldgestaltung. Diese nimmt erst seit dem Ratsbeschluss zum Bau- und Baubeginn ihre Arbeiten auf, da eine thematische Befassung natürlich erst sinnvoll war, sobald auch sicher war, dass das BürgerRatHaus gebaut wird.“

Ann-Kathrin Dornieden - Mitarbeiterin im Projekt BürgerRatHaus

Ann-Kathrin Dornieden hat 2014 das Bachelor of Laws-Studium bei der Stadt Essen abgeschlossen und absolvierte danach noch ein berufsbegleitendes Masterstudium an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung zum „Master of Public Management“. Nach Einsätzen im JobCenter und im Projektbüro „Grüne Hauptstadt Europas“ ist sie seit Anfang 2018 Mitarbeiterin im Geschäftsbereich 7 - Stadtplanung und Bauen und hier gemeinsam mit ihren Kolleg*innen für das Projekt BürgerRatHaus unter der Leitung von Stefan Scheffel, Projektleiter, zuständig.

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