Mitarbeiterin für das Projekt BürgerRatHaus Ann-Kathrin Dornieden im Interview

"Es geht hier um weit mehr als „nur“ den Bau eines Bürogebäudes."

Ziele und Umsetzungspläne für das BürgerRatHaus

Die Stadt Essen ist immer wieder an großen Projekten beteiligt, die NRW weit – manchmal sogar Europa weit – für Aufmerksamkeit sorgen. Mit dem Projekt BürgerRatHaus sollen in vielerlei Hinsicht neue Maßstäbe gesetzt werden. Und alles begann mit einem stillgelegten Hallenbad.

Mit dem außer Betrieb genommenen städtischen Hauptbad an der Steeler Straße und dem daran angrenzenden städtischen Verwaltungsgebäude verfügt die Stadt Essen inmitten der Innenstadt und angrenzend an den Stadtkern über eine entwicklungsfähige Liegenschaft mit viel Potential. Ausgangspunkt des Projektes war somit die Frage nach einer Nachnutzung dieses Grundstücks, nicht zuletzt als Beitrag zu einer nachhaltigen Quartiersentwicklung.

Das Großprojekt der Stadt Essen wird von verschiedenen Aspekten beleuchtet und daher in zwei Teilen im Karriere-eMagazin vorgestellt. Ann-Kathrin Dornieden, Mitarbeiterin im Geschäftsbereich 7 - Stadtplanung und Bauen, stand dafür im Interview Rede und Antwort. Im ersten Teil wird die Idee und die damit verbundenen Ziele vorgestellt.

Wann wurde das Projekt BürgerRatHaus beschlossen?
„Das Projekt BürgerRatHaus und den Baubeginn beschloss der Rat der Stadt Essen mehrheitlich am 30. Juni 2021. Die Fraktionen im Rat haben das Projekt insgesamt als zukunftsorientiertes Bauprojekt eingestuft und die Auffassung vertreten, dass mit dem Bau des BürgerRatHauses die Stadt Essen ein zeitgemäßes und arbeitsmotivierendes Umfeld schaffe und ihre Attraktivität als Arbeitgeberin steigere.

Bis es dazu kam, sind aber einige Jahre vergangen. Die Idee des BürgerRatHauses hat seinen Ursprung im Jahr 2017. Die Idee musste erst einmal zu einem Projekt entwickelt und auf ihre Umsetzbarkeit geprüft werden. Da im Vorfeld die Projektkosten auf Grundlage einer Grobplanung nur sehr vage prognostiziert werden konnten, hat der Rat die Verwaltung auch zunächst nur mit der Durchführung einzelner Projektschritte beauftragt, mit denen es möglich war, das Projekt Stück für Stück weiter zu konkretisieren und eine genauere Kostenschätzung zu erstellen.“

Wie entwickelte sich die Idee zum Projekt BürgerRatHaus?
„Ich bin seit 2018 im Geschäftsbereichsbüro 7 eingesetzt. Die Projektentwicklung begann aber schon lange vor meinem Einsatz dort. Bereits mit der Entscheidung des Rates vom 26. September 2012, das Hauptbad am Standort Steeler Straße aufgrund von Sanierungs- und Brandschutzmängeln zu schließen, begann die Diskussion über eine Nachnutzung des Grundstückes.

Es wurden anfangs verschiedene Möglichkeiten der Flächenentwicklung untersucht. Aufgrund der Geräuschimmissionen schied das Grundstück für eine qualitative Wohnnutzung aus. Auch für private Dienstleistungseinrichtungen war der Standort, wegen des Geländeversprungs zur Varnhorststraße und dem hohen Verkehrsaufkommen an der Bernestraße nur schwer entwickelbar und eher wenig attraktiv. In der Ratssitzung vom 28. Januar 2015 wurde letztlich vom Rat der Stadt Essen die Entscheidung getroffen, dass der Standort ein Ort für Bürgerinnen und Bürger bleiben soll. In Anlehnung an diese Entscheidung wurde innerhalb der Verwaltung die Idee entwickelt, auf dieser Fläche ein Verwaltungsgebäude zu errichten. Die Idee für das Projekt BürgerRatHaus war geboren.“

Welche Ziele sollen mit dem BürgerRatHaus erreicht werden?
„Mit dem Bau des BürgerRatHauses verfolgen wir gleich mehrere Ziele. Es geht hier um weit mehr als „nur“ den Bau eines Bürogebäudes. Wir betrachten das BürgerRatHaus als Leitprojekt innerhalb der Stadt Essen für die Einführung neuer Arbeitswelten und der Digitalisierung. Mit den Entwicklungen und Prozessen, die im Zusammenhang mit dem Bau verfolgt werden, rückt auch die Organisationsentwicklung bei der Stadt Essen stärker in den Fokus. Wir hinterfragen bestehende Arbeitsabläufe, Prozesse, Arbeitsstrukturen und die Organisationskultur und passen diese entsprechend an.

Das Bauvorhaben BürgerRatHaus ist also weitaus komplexer, da wir im gleichen Zuge auch die Digitalisierung und die Einführung neuer Arbeitsstrukturen und -konzepte in Angriff nehmen – vor dem Hintergrund der Verbesserung des Serviceangebots für die Bürgerinnen und Bürger und den Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Nach einer erfolgreichen Umsetzung der Konzepte, Methoden und Maßnahmen möchten wir diese auf die restlichen Bereiche der Verwaltung sukzessive übertragen.“

Sind alle Ziele problemlos umsetzbar?
„Größtenteils schon. Aber natürlich ist das ein längerer Prozess, der in einzelnen Schritten erfolgt. So streben wir für die Zukunft eine papierlose Verwaltung an, sodass wir auch keine Fläche mehr für Aktenschränke einplanen müssen. Aber so etwas werden wir nicht sofort umsetzen können, sondern im BürgerRatHaus zumindest noch die Möglichkeit vorsehen, als papierarme Verwaltung auch Aktenbestandteile auszudrucken, um dann die Prozesse immer weiter zu optimieren.

Darüber hinaus ist auch die Organisationsentwicklung, die mit der Digitalisierung und der Arbeit in den neuen Arbeitswelten einhergeht, ein schrittweiser Prozess, der auch noch nach Einzug in das Gebäude weitergeführt werden muss. Die neuen Arbeitswelten erfordern einen enormen strukturellen und kulturellen Wandel. Dieser wird auch erst nach und nach mit der Zeit, in der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im neuen Gebäude arbeiten, weiter voranschreiten und sich weiter ausbauen. Gerade das Thema Arbeitsflexibilisierung und mobiles Arbeiten wird wahrscheinlich erst dann richtig Fahrt aufnehmen und sich weiterentwickeln können.“

Wem sollen diese Verbesserungen nützen?
„Wir haben hier ganz klar zwei Zielgruppen im Auge, die von den Verbesserungen profitieren sollen.
In erster Linie möchten wir für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem neuen Verwaltungsgebäude eine optimierte, attraktive, arbeitsmotivierende und gesundheitsfördernde Umgebung schaffen und diese an uns binden. Gleichzeitig möchten wir uns auch bei potenziellen Fachkräften durch die Funktionalität und den Fortschritt des BürgerRatHauses ansprechend präsentieren. Wir stehen als Arbeitgeberin im Wettbewerb um Fachkräfte und brauchen sie, damit wir eine Aufrechterhaltung der Verwaltung auch in Zukunft gewährleisten können.

Daneben wünschen wir uns durch die Realisierung des Projekts einen Abbau bürokratischer Hürden und eine gestärkte bürger- und familienfreundliche Ausrichtung der Verwaltung. Wir bündeln die teilweise zerstreuten Verwaltungseinheiten. Dadurch ist es den Bürgerinnen und Bürgern möglich, mehrere Dienstleistungen parallel an einer Stelle wahrzunehmen, die Erreichbarkeit wird also verbessert. Zudem setzen wir mit dem Bau des BürgerRatHauses die infrastrukturellen Voraussetzungen für die Bürgerinnen und Bürger ihre Anträge online zu stellen bzw. einzuscannen, verkürzen auch gleichsam die Wartezeiten und optimieren die Arbeitsprozesse als auch die Öffnungszeiten.
Natürlich versprechen wir uns durch das BürgerRatHaus noch viele weitere positive Synergieeffekte.“

Wird das BürgerRatHaus auch baulich anders sein als andere Verwaltungsgebäude?
„Ja, auf jeden Fall. Es wird beispielsweise ein Front- und Backoffice geben, um besser auf die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger, aber auch der Mitarbeitenden einzugehen. Daher haben wir vor allem im Backoffice innovative Pläne.

Für das Backoffice planen wir offene Bürostrukturen, um die Fläche optimal zu nutzen und trotzdem flexibel zu bleiben. Multi Space ist das Stichwort, das diesen Vorgang fachlich umschreibt. Multi Space kombiniert verschiedene Arbeits- und Funktionsmodule, die tätigkeitsorientiertes Arbeiten durch einen unkomplizierten Wechsel zwischen den verschiedenen Modulen ermöglichen und so die Kolleginnen und Kollegen je nach Aufgabenstellung bestmöglich unterstützen soll.

Wir müssen uns das folgendermaßen vorstellen: Zum einen gibt es die offenen und großzügig geplanten Arbeitsplätze, an denen die Kolleginnen und Kollegen arbeiten können. Hier herrscht quasi freie Platzwahl. Zum anderen werden wir für konzentriertes Arbeiten auch weiterhin Einzelbüros bereithalten. Für wichtige Konferenzen oder Teambesprechungen können entsprechend Konferenzräume gebucht werden, um diese durchzuführen. Gleiches gilt für wichtige oder vertrauliche Telefonate mit Bürgerinnen und Bürgern oder Kolleginnen und Kollegen. Für diese gibt es spezielle Telefonbereiche, das sind schalldichte Räume in denen diese Telefonate dann geführt werden können.

Für den kollegialen Austausch gibt es die Teeküchen mit integrierten Lounges. Und wenn die Kolleginnen und Kollegen einmal eine ruhigere Pause machen möchten, gibt es dafür spezielle Räume in denen dies ermöglicht wird.

Insgesamt lässt sich ein durch Multi Space geplantes Gebäude nicht mit klassischen Großraumbüros gleichsetzen. Multi Space fördert eine flexible und offene Kommunikation innerhalb der Verwaltung und den Austausch zwischen den Kolleginnen und Kollegen. Durch die Zunahme von Homeoffice sind in Zukunft kommunikative Flächen innerhalb des Büros von immenser Bedeutung. Die Veränderungen im Rahmen der Digitalisierung und der Arbeitsflexibilisierung setzen eine kommunikative Zusammenarbeit der Kolleginnen und Kollegen voraus, die durch Kollaborationen geprägt ist. Dadurch, dass wir geeignete Boden- und Wandmaterialien und passende Möblierungskonzepte auswählen, weisen die offenen Bürostrukturen gleichzeitig eine geräuscharme und angenehme Arbeitsatmosphäre auf. Ein weiterer Vorteil liegt bei den offenen Strukturen darin, dass wir schnell und ohne großen baulichen Aufwand auf organisatorische Veränderungen reagieren können und damit ein zukunftsfähiges Gebäude errichten.“

Wann soll das neue BürgerRatHaus eröffnet werden?
„Nach aktueller Planung ist die Eröffnung des BürgerRatHauses für Anfang 2027 vorgesehen. Das wird eine spannende Zeit, weil wir erst im Echtbetrieb sehen, ob all das, was wir in einem jahrelangen Prozess geplant haben, auch funktioniert.

Daher ist der Anfang auch als Testphase zu sehen, in der wir fortlaufend gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schauen müssen, welche gebäudetechnischen und organisatorischen Abläufe funktionieren und an welchen Stellen Anpassungen erforderlich sind. Das werden wir im laufenden Betrieb feststellen und dann schnellstmöglich darauf reagieren und nachbessern. Hierfür sind wir natürlich auf das Feedback aus der Mitarbeiterschaft angewiesen, da diese Probleme und Schwierigkeiten bei ihrer täglichen Arbeit erkennen.

Um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht zu viele Neuerungen auf einmal zu zumuten, soll die Digitalisierung in den Fachbereichen, insbesondere die Einführung der e-Akte bereits bis 2024 abgeschlossen sein. Damit soll sichergestellt sein, dass mit Einzug in das neue Gebäude zumindest die e-Akte funktioniert und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits Erfahrungen in der Arbeit mit der e-Akte sammeln konnten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich somit auf den Umzug in das neue Gebäude konzentrieren und sich mit den neuen Arbeitswelten und den damit verbundenen neuen Arbeitsabläufen vertraut machen.

Die funktionierenden Prozesse sollen später dann auf die gesamte Verwaltung ausgeweitet werden.“

Ann-Kathrin Dornieden - Mitarbeiterin im Projekt BürgerRatHaus

Ann-Kathrin Dornieden hat 2014 das Bachelor of Laws-Studium bei der Stadt Essen abgeschlossen und absolvierte danach noch ein berufsbegleitendes Masterstudium an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung zum „Master of Public Management“. Nach Einsätzen im JobCenter und im Projektbüro „Grüne Hauptstadt Europas“ ist sie seit Anfang 2018 Mitarbeiterin im Geschäftsbereich 7 - Stadtplanung und Bauen und hier gemeinsam mit ihren Kolleg*innen für das Projekt BürgerRatHaus unter der Leitung von Stefan Scheffel, Projektleiter, zuständig.

© 2021 Stadt Essen