Mitarbeiterin im Bereich Digitalisierungsstrategie Margarete Plage im Interview

"Das ‚Labor‘ ist wie ein geschützter Raum, um Kolleg*innen zusammenzubringen, die eigene Ideen aber auch Fragen zu den neuen Möglichkeiten haben und diese ausprobieren wollen."

Vorurteile gegenüber Behörden gibt es viele - altbackend, langsam, konservativ. Dass Verwaltung sehr wohl auch anders kann und offen für neue Wege ist, zeigen Projekte wie die „Regionalen Open Government Labore“. Auch die Stadt Essen ist seit 2020 Teil eines Open Government Labors, um die Herausforderungen der nächsten Jahre anzugehen.

„Hinter jedem »Regionalen Open Government Labor« stehen Teams aus vielfältigen kommunalen und zivilgesellschaftlichen Organisationen. In ihrer Laborarbeit thematisieren sie unterschiedliche Handlungsfelder im kommunalen Open Government ‒ von Transparenz bis Partizipation, von Co-Creation bis offene Informationstechnik, von Innovation bis offene Organisationskultur.“

Gemeinsam mit der Stadt Lünen und dem Kreis Wesel bildet die Stadtverwaltung Essen eines von bundesweit 13 Projektlaboren. Gefördert wird das Projekt vom Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat. Als Besonderheit arbeitet das Projekt im Gegensatz zu anderen Laboren mit der Initiative „Verwaltungsrebellen“ zusammen.

Auch im öffentlichen Dienst gibt es viele Mitarbeiter*innen, die neue Wege einschlagen wollen und offen für neue Methoden sind. Die Meetups der ‚Verwaltungsrebellen‘ sollen genau diese Kolleg*innen zum Austausch und Vernetzen zusammenbringen, um eine Entwicklung von innen heraus noch besser und schneller voran zu treiben.

Margarete Plage, Mitarbeiterin im Bereich Digitalisierungsstrategie, steuert für die Stadt Essen das Projekt und erklärt die Bedeutung eines so innovativen Ansatzes für die Stadtverwaltung.

Warum hat die Stadt Essen das Projekt „Regionales Open Government Labor“ gestartet?

„Wir stehen jetzt und in den kommenden Jahren vor weitreichenden Herausforderungen, wie dem demographischen Wandel, dem Strukturwandel, dem Klimawandel oder der digitalen Transformation, die aufgrund ihrer Komplexität und Dynamik flexible Denkweisen und Methoden erfordern. Unsere Antworten auf diese Fragen bedürfen einer großen Akzeptanz der Bürgerinnen und Bürgern sowie der Beschäftigten der Stadt. Ihre Sicht als Nutzer*innen muss dafür viel stärker bei der Lösungssuche berücksichtigt werden.

Mit dem Labor wollen wir deshalb neue Wege der Zusammenarbeit und agile Arbeitsmethoden ausprobieren – innerhalb der Stadtverwaltung aber auch in der Zusammenarbeit mit anderen Kommunen und der Stadtgesellschaft. Dazu brauchen wir neue Formate und Werkzeuge, die wie erst einmal gemeinsam entwickeln und erlernen müssen, was wiederum mit einem Kulturwandel und einer offenen Haltung verbunden ist. Diese Grundlagen sind nicht nur für Digitalisierungsprojekte, sondern für alle Bereiche der Verwaltung wichtig.

Diese Veränderungen wollen wir gemeinsam mit unseren Kolleg*innen vorantreiben. Sie kennen die Stärken, aber eben auch die Schwächen unserer Verwaltung und bringen durch ihre Erfahrungen sehr viel hilfreichen Input mit.“

Was sind die Ziele des Projektes?

„Das ‚Labor‘ ist wie ein geschützter Raum, um Kolleg*innen zusammenzubringen, die eigene Ideen aber auch Fragen zu den neuen Möglichkeiten haben und diese ausprobieren wollen. Sie sind im Rahmen ihrer Aufgaben in den verschiedensten Zusammenhängen und Projekten unterwegs und haben dadurch unterschiedliche Wissensstände und Erfahrungswerte. Im Labor können sie sich vernetzen, Ideen austauschen, gemeinsam lernen und Mitstreiter*innen für ihre Vorhaben finden

Das Projekt ist eine Initialzündung, um neue Formate kennenzulernen und agile Methoden zu erproben. Das Verwaltungsrebellenlabor ist zwar – wie jedes Projekt – zeitlich begrenzt, bietet aber die Chance dauerhaft Silos aufzubrechen und eine neue Haltung und Kultur zu etablieren. Die Kolleg*innen lernen neue Arbeitsweisen kennen und machen eigene Erfahrungen, die sie in ihre Fachbereiche und ihr Arbeitsumfeld multiplizieren können.“

Welche Themen werden bei den ‚Meetups‘ behandelt?

„Was bei den Treffen thematisiert wird, hängt ganz von den Fragen und Ideen ab, die die Teilnehmenden einbringen. Das können z. B. Beiträge zur virtuellen Zusammenarbeit, zu neuen Methoden wie Design Thinking oder agilem Projektmanagement sein. Aber auch dazu, wie es gelingen kann, das Silodenken von Fachbereichen ein Stück weit aufzubrechen und eine veränderte Kultur im eigenen Team zu etablieren. Dabei geht es einerseits darum Tipps und Erfahrungen auszutauschen, andererseits auch darum sich miteinander zu vernetzen.

Selbst wenn ich niemanden im eigenen Haus finde, um ein Thema oder eine Idee zu besprechen, gibt es in den Meetups die Möglichkeit sich mit Kolleg*innen aus anderen Behörden auszutauschen – dadurch wird die Idee des kollaborativen Arbeitens unterstützt.“

Wie laufen die Meetups ab?

„Die Meetups finden aktuell digital statt. Da die Teilnehmenden einerseits über unterschiedliche Technikausstattung, andererseits über unterschiedliche Kenntnisse verfügen, gibt es im Vorfeld die Möglichkeit an einem Technikcheck teilzunehmen. Hier gibt es auch eine Einführung zu dem Online-Board ‚Mural‘, das wir während der Veranstaltung nutzen.

Bei unserem verwaltungsinternen Meetup haben wir rund 35 Mitarbeiter*innen der Stadt Essen für einen ersten Austausch zusammengebracht. Nach einer Vorstellungsrunde konnten die Teilnehmenden ihre Themen und Fragen einbringen und abstimmen, zu welchen davon sie sich in den jeweiligen Gruppen austauschen möchten.

Aus dem Meetup sind bereits zu bestimmten Themen auch weitere ‚Vertiefungstreffen‘ hervorgegangen, in denen sich die Teilnehmenden intensiver austauschen konnten.

Darüber hinaus gibt es ‚Zirkel‘, bei denen sich Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Behörden zu eigenen Fragestellungen kollegial beraten sowie ihre Erfahrungen miteinander teilen. Hier bringt jeder sein eigenes Thema mit und bekommt von den anderen Teilnehmenden Input dazu, sozusagen behördenübergreifend.

Diese Formate dienen dabei als Keimzelle. Während die ersten Veranstaltungen gemeinsam mit unserem Chief Digital Officer (CDO) und den Verwaltungsrebellen gestartet sind, nutzen immer mehr Kolleginnen und Kollegen das Konzept, um eigene Themen in anderen Runden zu behandeln.“

Welche Formate sind noch geplant?

„In diesem Jahr planen wir im September, sofern möglich, noch ein ‚Barcamp‘. Das ist eine größere Präsenzveranstaltung ohne Tagesordnung. Die Themen werden durch die Teilnehmenden vor Ort eingebracht, priorisiert und dann in verschiedenen Sessions und unterschiedlichen Gruppen diskutiert und weiterentwickelt.

Wir planen aber auch kleinere Formate, wie z. B. ein „Bring your Coffee“ oder ein „Digitales Frühstück“. Das sollen kurze Meetings beim Frühstück oder Mittagessen in der Kantine sein. Hier sollen konkretere Fragestellungen, wie beispielsweise „Welche Werkzeuge oder Informationen brauchen Sie für die virtuelle Zusammenarbeit?“, besprochen werden.

Über diese Formate möchten wir auch Rückmeldungen zu benötigten Tools und hilfreichen Methoden sowie Problemen und Hürden erhalten, um diese ebenfalls berücksichtigen zu können.“

Sind die Treffen verpflichtend?

„Nein, jede*r Mitarbeiter*in entscheidet selbst, ob, wie viel und wann er*sie sich einbringt.

Das Schöne an den Meetups ist, dass man flexibel teilnehmen kann, da jedes Treffen in sich abgeschlossen ist.“

Wie werden die Ergebnisse aus den Treffen umgesetzt?

„Natürlich ist es das Ziel durch den Austausch in den Meetups positive Veränderungen voranzutreiben. Dabei werden keine Zuständigkeiten überschritten oder Abläufe in einem Team oder einer Abteilung verändert. Der Austausch liefert vielmehr Input, wie andere Kolleg*innen beispielsweise neue Methoden bereits erfolgreich eingesetzt haben. Das kann die eigene Argumentation stärken.

Zudem werden Bereiche zusammengebracht und vernetzt, die auf altbekannten Wegen und innerhalb der bestehenden Strukturen nicht unbedingt zusammengekommen wären. Dieser Ansatz hilft, eingefahrene Wege und Denkweisen aufzubrechen sowie Sichtweisen zu verändern.“

Wie geht das Projekt weiter?

„Meist beteiligen sich an solchen Projekten Mitarbeiter*innen, die bereits von sich aus intrinsisch motiviert sind und oft bereits an anderen Projekten, rund um das Thema ‚Agile Verwaltung‘, teilgenommen haben.

Diesen Mitarbeiter*innen wollen wir einerseits ermöglichen miteinander in den Austausch zu gehen, andererseits ihr neu gewonnenes Wissen als Multiplikator*innen weiterzugeben.

Wir stellen uns das wie ein Schneeballsystem vor, bei dem der Kreis der Nutzer*innen der neuen Tools und Methoden nach und nach größer wird.

Zudem möchten wir noch mehr Führungskräfte ins Boot holen, die ihren Mitarbeiter*innen nicht nur den Freiraum geben, an diesem Projekt teilzunehmen, sondern sich auch selbst aktiv einbringen. Das stärkt zusätzlich die Akzeptanz neuer Methoden und Herangehensweisen.“

Margarete Plage - Mitarbeiterin im Bereich Digitalisierungsstrategie

Margarete Plage ist Diplom-Verwaltungswirtin und bereits seit 1999 Mitarbeiterin der Stadtverwaltung Essen. Sie hat an der Ruhr-Universität Bochum Organisationsmanagement / Schwerpunkt „Modernes Verwaltungsmanagement“ (M.A.) studiert. Aktuell ist sie im Bereich Digitalisierungsstrategie für das Change Management zuständig und befindet sich in einer Weiterbildung zum Agile Coach. Veränderung bedeutet für sie in diesem Kontext Entwicklung und Kulturwandel – um gemeinsames Lernen und Ausprobieren zu ermöglichen.

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