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Online-Formular zur Urkundenanforderung

Nutzungsbedingungen und Datenschutz

In vielen Situationen des Lebens ist es notwendig, etwas urkundlich nachzuweisen. Um Ihnen bei Bedarf den Zugang zu erleichtern, haben Sie die Möglichkeit die Urkundenanforderung online zu beantragen.

Grundsätzliches:
Aus den beim Standesamt Essen geführten Registern können entsprechende Personenstandsurkunden ausgestellt und Auskünfte erteilt werden:

  • Beglaubigte Auszüge aus Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterberegistern
  • Geburts-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterbeurkunden (auch im Stammbuchformat)
  • Mehrsprachige Geburts-, Ehe-, und Sterbeurkunden (für den Gebrauch im Ausland)

Die §§ 62 ff Personenstandsgesetz regeln, wer berechtigt ist, Urkunden oder Auskünfte zu erhalten. Dies sind:

  • die Person, auf die sich der Personenstandseintrag bezieht
  • sein Ehegatte (nicht der geschiedene Ehegatte)
  • sein Lebenspartner bzw. ihre Lebenspartnerin
  • seine Abkömmlinge (Kinder, Enkel, Urenkel usw.)
  • seine Vorfahren (Eltern, Großeltern, Urgroßeltern usw.)
  • die Person, die eine schriftliche Vollmacht der vorgenannten Personen vorlegt
  • die Person, die ein rechtliches Interesse an der Erteilung von Urkunden oder Auskünften glaubhaft macht (entsprechende Bescheinigungen sind vorzulegen)
  • beim Geburten- oder Sterberegister auch Geschwister, wenn sie ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen
  • die Benutzung der Register ist auch bei berechtigtem Interesse zugelassen, wenn seit dem Tod des zuletzt verstorbenen Beteiligten 30 Jahre vergangen sind (Beteiligte sind: beim Geburtenregister Eltern und Kind; beim Eheregister die Ehegatten, beim Lebenspartnerschaftsregister die Lebenspartner)

Alle Antragsteller müssen das 16. Lebensjahr vollendet haben.

Gebühren:
Folgende Gebühren fallen an:

  • Geburts-, Ehe-, Lebenspartnerschafts-, Sterbeurkunde, mehrsprachige Urkunde: 10,00 EURO
  • Beglaubigter Auszug aus einem Register: 10,00 EURO

Jede weitere Ausfertigung derselben Urkunde, die gleichzeitig beantragt und in einem Arbeitsgang erstellt wird: 5,00 EURO

  • Auskunft aus einem Personenstandsbuch: 6,00 EURO
  • Auskunft aus einer Sammelakte: 8,00 EURO
  • Für das Suchen von Einträgen kann eine Suchgebühr in Höhe von 17,00 bis 66,00 EURO erhoben werden. Diese ist in der Regel zu entrichten, wenn keine genauen Angaben über Datum oder Ort (Standesamtsbezirk, Straße, Krankenhaus) des Personenstandsfalles gemacht werden können. Für eine schnelle Ermittlung ist eine möglichst genaue Angabe von Datum und Ort der Geburt / Eheschließung / des Sterbefalls erforderlich, da Essen früher in 23 Standesamtsbezirke aufgeteilt war. Ein Suchzeitraum ist auf höchstens 10 Jahre zu begrenzen. Die Suchgebühren werden auch dann berechnet, wenn der Eintrag nicht gefunden wurde.

Die Bezahlung können Sie auch elektronisch vornehmen.

Datenschutz

Die Erhebung personenbezogener Daten (z.B. Name, Adresse, usw.) ist zur Bearbeitung der eingehenden Anträge unerlässlich. Sie erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung der Urkundenanforderung. Die Daten werden nach Erledigung Ihrer Urkundenanforderung gelöscht. Wir weisen darauf hin, dass Sie weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet sind, uns die angeforderten Daten zur Verfügung zu stellen; allerdings wird eine Bearbeitung Ihres Anliegens ohne die angeforderten Daten nicht möglich sein. Sowohl bei der Urkundenanforderung über das Onlineformular als auch bei persönlicher Beantragung werden die Datenschutzbestimmungen eingehalten. Näheres hierzu sowie zu Ihren Rechten entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der Stadt Essen. Dieser können Sie auch die Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten entnehmen.

Aufbewahrungszeiten und Fundorte:

Beim Standesamt sind die Personenstandsregister innerhalb folgender Fristen aufzubewahren:

  • Geburtenregister der letzten 110 Jahre
  • Eheregister und Lebenspartnerschaftsregister der letzten 80 Jahre
  • Sterberegister der letzten 30 Jahre

Personenstandsregister, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, werden vom Standesamt Essen an das Essener Stadtarchiv abgegeben:

Haus der Geschichte/Stadtarchiv
Ernst-Schmidt-Platz 1
45128 Essen