Für die Akzeptanz des Konzeptes ist die Möglichkeit für die Kleingärtner*innen ihr Wissen einzubringen von zentraler Bedeutung. Aus diesem Grund wurden einige Maßnahmen zu ihrer Beteiligung festgelegt, die im Rahmen des Konzeptes durchgeführt wurden. Im Folgenden werden die wichtigsten kurz vorgestellt. Im Sachstandsbericht (pdf, 1390 kB) 
zum Kleingartenentwicklungskonzept sind ausführliche Informationen zu den Themen verfügbar.
Mit der Durchführung der Workshops erhielten die Kleingärtner*innen die Möglichkeit, selber aktiv Inhalte zum Kleingartenentwicklungskonzept beizutragen. Am 16. März 2020 wurden Ihnen zu diesem Zweck die Arbeitsgruppen und die zentralen Inhalte dieser durch die Emkes GmbH vorgestellt. Die Ergebnisse der Arbeitsgruppen wurden bis Anfang Mai in schriftlicher Form beim Stadtverband Essen der Kleingärtnervereine e.V. gesammelt und an die Emkes GmbH Bochum weitergeleitet.
Ein authentisches Bild des Essener Kleingartenwesens aus Sicht der dort aktiven Kleingärtner*innen zu zeichnen ist eine wichtige Zielsetzung im Arbeitsprozess des Kleingartenentwicklungskonzeptes. Im Zeitraum vom 17. August bis zum 7. Oktober fand daher eine schriftliche Befragung der Pächter*innen mittels eines Fragebogens statt. Parallel wurden auch die Vereinsvorstände befragt. Um die beiden Fragbögen auf die Belange der Kleingärtner*innnen abzustimmen, wurden sie in enger Zusammenarbeit mit dem Stadtverband Essen der Kleingärtnervereine e.V. entwickelt.
Der Stadtverband Essen der Kleingärtnervereine e.V. ist ein wesentlicher Leistungsträger des Kleingartenwesens in Essen. Durch die Befragung der Vorstandsmitglieder sollen Informationen zu Entwicklungszielen für das Kleingartenwesen, zu Chancen und Risiken einer (intensiveren) Mitwirkung an Handlungsprozessen, zur Freiraumversorgung und zu aktuellen Anforderungen aus erster Hand gewonnnen werden. Das Interview wurde am 22. September 2020 durch Mitarbeiter der Emkes GmbH durchgeführt.
Die optische Situation in Kleingartenanlagen kann Aufschluss über ihre Bewirtschaftung und ihre Vernetzung mit dem Wohnumfeld geben. Der Zustand der Bewirtschaftung lässt auf Stärken und Problemfelder des Kleingartenwesens schließen, während die Vernetzung mit dem Wohnumfeld Aufschluss darüber geben kann,ob Kleingartenanlagen multifunktionale öffentliche Grünflächen darstellen oder nur von den Kleingärtner*innen selber genutzt werden. Um genau diese Aspekte zu erfassen, wurden im Zeitraum von Anfang August bis Mitte Oktober 2019 in einer Stichprobe insgesamt sechzig Kleingartenanlagen durch die Emkes GmbH begangen. Die Auswahl der Anlagen erfolgte hauptsächlich nach dem Kriterium der Flächengröße.
