Digitales Bestell- und Abrechnungssystem soll Schulverpflegung in Essen modernisieren

Die Stadt Essen plant die Einführung eines einheitlichen digitalen Bestell- und Abrechnungssystems für die schulische Mittagsverpflegung. In seiner heutigen Sitzung (08.07) nahm der Rat der Stadt Essen die Pläne zur Pilotierung des Systems sowie einen Sachstandsbericht zur Weiterentwicklung der Schulverpflegung zur Kenntnis.

Was ist geplant?

Geplant ist die Einführung eines webbasierten Bestell- und Abrechnungssystems, über das Schüler*innen beziehungsweise ihre Familien Mahlzeiten künftig online oder per App bestellen können. Die Essensausgabe erfolgt bargeldlos über ein personalisiertes Identifikationsmedium, beispielsweise per RFID-Chip. Das System übernimmt anschließend automatisch die Abrechnung der tatsächlich bestellten und ausgegebenen Mahlzeiten. Neben der Software umfasst die Full-Service-Lösung auch Hardware, Wartung, Support und Schulungen für das Personal.

Warum soll das System eingeführt werden?

Insgesamt soll die Schulverpflegung als Bestandteil einer modernen und gesundheitsfördernden Schulinfrastruktur nachhaltig gestärkt werden. Bislang unterscheiden sich Bestell- und Abrechnungsprozesse je nach Schulform und Standort erheblich. Dadurch entstehen hoher Verwaltungsaufwand und unterschiedliche Abläufe. Mit dem digitalen System sollen diese Prozesse vereinheitlicht, transparenter und effizienter gestaltet werden. Gleichzeitig schafft die Digitalisierung die Grundlage für eine bessere Steuerung der Schulverpflegung, reduziert Medienbrüche und liefert belastbare Daten für die Weiterentwicklung des Angebots.

Langfristig sollen dadurch auch Lebensmittelverschwendung reduziert sowie die Planung, Zugänglichkeit und Qualität der Schulverpflegung verbessert werden. So sollen Schüler*innen die Schulverpflegung künftig aktiv mitgestalten können. Über regelmäßige Feedbackformate können sie ihre Erfahrungen mit dem Mittagessen einbringen. Die Rückmeldungen fließen in die Weiterentwicklung des Speisenangebots und der organisatorischen Abläufe ein. Ein solches niederschwelliges Bewertungssystem wird zurzeit an der Joachimschule erprobt.

Wo soll das System eingeführt werden?

Die Einführung erfolgt zunächst an den gebundenen Ganztagsschulen der Sekundarstufen I und II. Den Auftakt bilden zwei Gesamtschulen. Im Anschluss wird das System schrittweise auf weitere 13 Schulen mit insgesamt 15 Standorten ausgeweitet. Damit sollen im Laufe des Schuljahres 2026/2027 alle gebundenen Ganztagsschulen der Gesamtschulen, Gymnasien, Haupt- und Realschulen über das digitale Bestell- und Abrechnungssystem verfügen. In einem weiteren Schritt sollen anschließend auch die gebundenen Förderschulen einbezogen werden. Perspektivisch ist eine Ausweitung auf weitere Schulformen vorgesehen.

Wie hoch sind die Kosten?

Für die Pilotphase sind einmalige Investitionen in Höhe von insgesamt 45.000 Euro für die technische Ausstattung der Pilotschulen vorgesehen. Hinzu kommen geschätzte Betriebskosten von 82.300 Euro im Schuljahr 2026/2027 sowie 93.400 Euro im Schuljahr 2027/2028. Damit belaufen sich die konsumtiven Gesamtkosten der Pilotphase auf 175.700 Euro.

Was sind die nächsten Schritte?

Das Vergabeverfahren für das System läuft derzeit. Der Start der Pilotphase ist zum Schuljahr 2026/2027 vorgesehen. Nach der Einführung an zwei Pilotschulen wird das System schrittweise auf alle vorgesehenen Standorte ausgerollt. Die Erfahrungen aus der Pilotphase sowie die entstehenden Nutzungs- und Bestelldaten sollen anschließend ausgewertet werden. Auf dieser Grundlage entscheidet die Stadt über die Ausweitung auf Förderschulen und weitere Schulformen sowie über die weitere konzeptionelle Entwicklung der Schulverpflegung.

Weitere Informationen erhalten Interessierte in der Vorlage 0914/2026/4