E-Mail-Kommunikation mit dem Fachbereich Finanzbuchhaltung und Stadtsteueramt

Bürger*innen können grundsätzlich zu vielen Anliegen (zum Beispiel Nachreichung von Unterlagen zu Anträgen, Hinweis zur Änderung der Anschrift) elektronisch Kontakt zu der Stadt Essen aufnehmen. Da die Stadt Essen zur Wahrung des Steuergeheimnisses verpflichtet ist, darf sie demgegenüber Dokumente und Daten (zum Beispiel Kopien der Steuerbescheide, Rückfragen zu Anträgen) grundsätzlich nicht per E-Mail an Bürger*innen oder deren Bevollmächtigte übermitteln. Eine elektronische Kommunikation vonseiten der Stadt Essen ist grundsätzlich nur zulässig, sofern eine sichere Verschlüsselung der Daten möglich ist. Bei einer Kommunikation per E-Mail ist dies regelmäßig nicht der Fall. Die Stadt Essen kann dennoch per E-Mail mit den Bürger*innen in Kontakt treten, wenn alle betroffenen Personen zuvor schriftlich in den Verzicht auf die Verschlüsselung eingewilligt haben (§ 87a Absatz 1 Satz 3 Abgabenordnung).

Die Einwilligung zum Verzicht auf die Verschlüsselung muss mit Hilfe des Vordrucks erklärt werden. Diese Einwilligung ist von allen Personen, über die der zu übermittelnde Datensatz personenbezogene Informationen enthält, eigenhändig zu unterschreiben. Die unterschriebene Einwilligung kann per Post übersandt oder auch als eingescannte PDF-Datei per E-Mail übermittelt werden. Die Abgabe der Einwilligungserklärung durch einen steuerlichen Bevollmächtigten ist nicht zulässig. Soll die Stadt Essen ermächtigt werden, mit einem steuerlichen Bevollmächtigten per E-Mail zu kommunizieren, müssen die Personen, die ihm eine Vollmacht erteilt haben, zuvor eine Einwilligungserklärung abgeben.

Bestimmter Schriftverkehr ist von der Kommunikation per E-Mail aufgrund spezieller Formvorschriften ausgenommen. Hierzu gehören Verwaltungsakte (zum Beispiel Steuerbescheide, Widerspruchsentscheidungen) und sonstige Schriftsätze, für die das Gesetz ausdrücklich die Schriftform anordnet. Insoweit sind sichere Verfahren zu verwenden, die die übermittelnde Stelle oder Einrichtung der Stadt Essen authentifiziert (die Stadt Essen ist auch der tatsächliche Absender, das heißt der Urheber) und die Vertraulichkeit und Integrität des Datensatzes (übermittelte Daten sind auf dem Transport nicht verändert oder verfälscht worden) gewährleistet. Der Versand per E-Mail gibt eine solche Sicherheit nicht her (vergleiche § 87a Abgabenordnung, Anwendungserlasses zur Abgabenordnung zu § 87a Abgabenordnung mit BMF Schreiben vom 20.12.2019).