Das Forderungsmanagement der Finanzbuchhaltung der Stadt Essen verarbeitet personenbezogene Daten, welche es in der Regel von Ihnen nicht selbst erhoben hat, sondern aufgrund Ihrer geschäftlichen oder rechtlichen Beziehungen zu anderen städtischen Dienststellen (z. B. Ordnungsamt, Steuer- und Sozialbereich, Feuerwehr, Kindertageseinrichtungen) übermittelt wurden. Beachten Sie bitte die folgenden Datenschutzhinweise:
Stadt Essen, Der Oberbürgermeister
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45127 Essen
E-Mail: info@essen.de
vertreten durch:
Finanzbuchhaltung und Stadtsteueramt der Stadt Essen
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Internet: www.essen.de/datenschutzbeauftragte
a) Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Einziehung und Vollstreckung fälliger öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Forderungen der Stadt Essen sowie Dritter erforderlich.
b) Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 93 Gemeindeordnung NRW (GO NRW), § 3 Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) sowie Abgabenordnung (AO) bzw. § 40 ff. Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW i. V. m. Zivilprozessordnung (ZPO) und Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB). § 4 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) i. V. m. § 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW (VwVG NRW) und §§ 2 u. 4 Ausführungsverordnung VwVG (VO VwVG NRW)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde. Nach § 93 GO NRW hat die Finanzbuchhaltung die Buchführung und die Zahlungsabwicklung der Gemeinde zu erledigen. Dabei ist die Finanzbuchhaltung der Stadt Essen die für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmte zentrale Stelle der Stadt Essen und damit die Vollstreckungsbehörde im Sinne des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVG NRW). Sie ist außerdem zuständig für die Einleitung der Zwangsvollstreckung bei privatrechtlichen Forderungen (Mahn- und Vollstreckungsbescheid), für die eine Beitreibung im Rahmen der Verwaltungsvollstreckung nicht zulässig ist, soweit sich nicht ein anderer Bereich/Fachbereich letzteres vorbehält (z. B. Jugendamt, Rechtsamt).
Die zwangsweise Einziehung öffentlich-rechtlicher Forderungen im Verwaltungszwangsverfahren erfolgt auf Basis des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes (VwVG NRW), die Erhebung und Einziehung von Nebenforderungen (Säumniszuschlägen und Mahngebühren) bei öffentlich-rechtlichen Abgaben geschieht unter Anwendung der § 240 Abgabenordnung (AO), § 12 Ab-satz 1 Nr. 5 b Kommunalabgabengesetz (KAG NRW), § 18 Gebührengesetz (GebG NRW), § 20 VwVG, § 9 ff. Ausführungsverordnung VwVG (VO VwVG NRW). Für privatrechtliche Forderungen werden die Vorschriften nach § 288 BGB, den Gerichtskostengesetz (GKG) und dem Gerichtsvollzieherkostengesetz (GvKostG) angewandt.
Bei den gespeicherten personenbezogenen Daten handelt es sich zum einen um Daten zur Person, die der Kommunikation dienen (Kommunikationsdaten) also persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, wie z. B. Vor- und Nachname, Adresse, etc. zum anderen um Daten im Zahlungsverkehr, wie z. B. Bankverbindungen, die für die Realisierung städtischer Ansprüche oder zur organisatorischen Erleichterung von Zahlflüssen (Lastschrifteinzugsermächtigungen) dienen. Darüber hinaus werden Daten bezüglich geleisteter oder erstatteter Beträge gespeichert. Im Vollstreckungsverfahren können zusätzliche Daten bei Drittschuldnern (z. B. Kreditinstituten oder Arbeitgebern) erhoben und gespeichert werden.
Ihre in diesem Zusammenhang zu verarbeitenden personenbezogenen Daten sind zweckgebunden, das heißt, sie werden nur für den Zweck verwendet, für den sie erhoben worden sind.
Alle personenbezogenen Daten, die dem Forderungsmanagement der Finanzbuchhaltung im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung in ihren Finanzbuchhaltungsverfahren und Vollstreckungsverfahren bekannt geworden sind, dürfen nur dann an andere Personen oder Stellen weitergegeben werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich zugelassen ist.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt nur dann, wenn dies gesetzlich zugelassen ist (z. B. Amtshilfeersuchen).
Das Forderungsmanagement der Finanzbuchhaltung der Stadt Essen speichert die Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben. Ihre persönlichen Daten werden nur solange verarbeitet und gespeichert wie es für die Erfüllung der entsprechenden Aufgabe erforderlich ist. Die konkrete Speicherdauer ist abhängig von dem Zweck der Datenverarbeitung sowie von verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten und den gesetzlichen Verjährungsfristen. So richtet sich die Aufbewahrungsfrist der Aufzeichnungen über den Zahlungsverkehr einschließlich der dazugehörigen Buchungsunterlagen nach § 59 Kommunalhaushaltsverordnung NRW (KomHVO NRW) und § 147 AO i. V. m. § 12 KAG NRW. Die Aufbewahrungsfristen zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften können zwischen 3 und 30 Jahren betragen - § 34 Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiG), § 228 Abgabenordnung (AO) i. V. m. § 12 Kommunalabgabengesetz NRW (KAG NRW), §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).
Im Rahmen der Datenverarbeitung werden technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung auf Grundlage der verarbeiteten personenbezogenen Daten, d. h. eine Entscheidungsfindung ohne jegliches menschliches Eingreifen, findet nicht statt.
Archivierung der Daten
Nach den Bestimmungen des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) sind in NRW grundsätzlich alle Behörden verpflichtet, ihre Unterlagen nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen dem zuständigen Archiv (hier: Haus der Essener Geschichte) zur Übernahme anzubieten. Nach § 4 Abs. 2 i. V. m. § 10 Abs. 5 ArchivG NRW sind auch die Unterlagen anzubieten und zu übergeben, die personenbezogene Daten enthalten, die nach landes- oder bundesrechtlichen Vorschriften gelöscht werden müssten oder gelöscht werden könnten, sofern die Speicherung der Daten nicht unzulässig war oder die Daten einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen.
Die Finanzbuchhaltung der Stadt Essen verarbeitet personenbezogene Daten, die von Ihnen und/oder Ihrem Unternehmen stammen, welche die Finanzbuchhaltung in der Regel von Ihnen nicht selbst erhoben hat, sondern aus Ihren geschäftlichen oder rechtlichen Beziehungen zu anderen städtischen Dienststellen (z. B. Ordnungsamt, Steuer- und Sozialbereich, Feuerwehr, Kindertageseinrichtungen) bestehen, die aber für die Abwicklung sämtlicher Zahlungsangelegenheiten der Stadt Essen sowie die Mahnung und Beitreibung der Forderungen notwendig sind.
Darüber hinaus erheben wir personenbezogene Daten bei Dritten (z. B. Arbeitgeber, Meldestellen), soweit diese gesetzlich zur Auskunft an uns verpflichtet sind (z. B. gem. § 74a Zehntes Buch Sozialgesetzbuch [SGB X]).
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen nach den Art. 15 bis 21 DS-GVO sowie den §§ 12 bis14 des Datenschutzgesetzes NRW im Einzelfall erfüllt sind.
Sie sind zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet. Die Pflicht ergibt sich aus §§ 90 u. 93 AO i. V. m. § 12 KAG NRW.
Sie haben das Recht, bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Beschwerde einzulegen. Die Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Internet: www.ldi.nrw.de
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte zunächst an die Finanzbuchhaltung und das Stadtsteueramt oder an die behördlichen Datenschutzbeauftragten der Stadt Essen.
(Stand: 06/2022)
