Sachgebietsleiterin "Fortbildung" Katrin Klotz im Interview

„Die Pandemie hat die Notwendigkeit von digitalen Angeboten stark gepusht“

Fortbildung in besonderen Zeiten

Die fachliche und persönliche Weiterbildung ihrer Mitarbeiter*innen ist der Stadt Essen ein wichtiges Anliegen. Jedes Jahr bietet das Fortbildungsprogramm ein breites Spektrum an Seminarinhalten, mit dem Ziel die Mitarbeiter*innen dabei zu unterstützen sich u. a. in fachlichen, sozialen und persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln und sich damit gut für die Zukunft aufzustellen.

Das Jahr 2020 stellte eine besondere Herausforderung für die Fortbildung dar. Mit der Corona-Pandemie konnten die Seminare nicht in gewohnter Form durchgeführt werden. Neue Formate und Ideen mussten her. Wie der Bereich Fortbildung mit dieser Ausnahmesituation umgegangen ist und welche Lösungen gefunden wurden, erzählt unsere Mitarbeiterin Katrin Klotz, Sachgebietsleiterin im Bereich der Fortbildung.

Wie wird das jährliche Seminarangebot zusammengestellt?
„Unser Seminarangebot richtet sich stark an den Bedarfen der Fachbereiche aus. Wir erhalten jährliche Rückmeldungen, welche Themen und Fortbildungsbedarfe benötigt werden. Darüber hinaus haben wir den Anspruch, „am Puls der Zeit“ zu sein, und entwickeln proaktiv Themen, die alle Mitarbeiter*innen interessieren könnten und zukünftig relevant sein werden. Wir bieten auch unsere sogenannten Dauerbrenner-Themen an, die so wichtig und beliebt sind, dass wir sie in jedem Jahr wieder im Programm haben.

Seit einigen Jahren stellen wir das jährliche Fortbildungsprogramm unter ein Schwerpunktthema, welches wir gemeinsam mit den Fortbildungsbeauftragten der Fachbereiche entwickeln. Für das Jahr 2021 haben wir das Thema „neue Arbeitswelten“ ausgerufen und Seminare aus allen Kompetenzbereichen aufgenommen.“

Wie hat sich die Corona-Pandemie auf die Fortbildung ausgewirkt?
„Zunächst kam der harte Cut: alle Veranstaltungen wurden ab Mitte März 2020 abgesagt. Einen solchen Komplettstillstand hatte es vorher noch nie gegeben. Wir haben dann relativ schnell die ersten Onlineangebote veröffentlicht. Vor allem die Themen „Selbstorganisation im Homeoffice“, „Kundenkontakte souverän am Telefon pflegen“ und „Führen auf Distanz“ erschienen uns in der ersten Phase als wichtige Angebote für die Mitarbeiter*innen.

Soweit es möglich war und die aktuellen Sicherheits- und Hygienevorschriften hergaben, haben wir ab Juni 2020 wieder Präsenzseminare durchgeführt. Mit verringerter Teilnehmerzahl und Maskenpflicht. Das war sicher nicht einfach für Dozent*innen und Teilnehmer*innen. Uns erreichten jedoch viele positive Rückmeldungen, dass wir trotz allen Einschränkungen Seminare möglich gemacht haben.“

Gab es auch vorher schon digitale Angebote?
„Wir haben in der Vergangenheit vereinzelt digitale Formate ausprobiert. Man kann aber ganz klar feststellen, dass die Pandemie die Notwendigkeit von digitalen Angeboten stark gepusht hat.

Ich kann mich gut an eine der ersten Onlineveranstaltungen im letzten Jahr erinnern. Da wir noch wenig Erfahrung mit dem Format hatten, haben die Dozentin und ich gemeinsam durch das Seminar geführt. Die Technik hat nicht richtig funktioniert, ständig gab es Ton- und Bildausfälle. Ich war kurz davor, das Seminar abzubrechen, alle Teilnehmer*innen wollten aber weitermachen. Das fand ich ganz toll. Man konnte sehen: Die haben Interesse daran, die wollen das.

Mittlerweile haben sich Onlineformate in vielen Kompetenzbereichen etabliert und werden sehr gut angenommen. Bei einem von uns angebotenen „Onlineschnupperkurs“ haben 134 Personen teilgenommen. Und die Technik funktionierte einwandfrei.“

Wie gehen die digitalen Seminare von statten?
„In der Regel melden sich die Teilnehmer*innen, wie auch für Präsenztermine, über unser –übrigens seit 2021 neu gestaltetes- Onlineprogramm an. Sie erhalten dann einen Link zu einem Videokonferenzsystem, mit welchem das Seminar live durchgeführt wird. Wir bevorzugen Seminare, bei denen die Teilnehmer*innen mittels Audio und Video aktiv teilnehmen können, damit ein persönlicher Austausch möglich bleibt.

Es gibt allerdings auch Angebote, bei denen es z. B. um die reine Wissensvermittlung geht; wir teilen in der Seminarausschreibung mit, welche technische Ausstattung jeweils notwendig ist.

Einige Mitarbeiter*innen haben leider keine Möglichkeit im Büro oder von Zuhause aus an einem Onlineseminar teilzunehmen. In diesen Fällen bieten wir an, unser Equipment im Studieninstitut zu nutzen.“

Werden bisherige Angebote gleichbleibend digital abgehalten oder werden Seminare neu konzipiert?
„Es gibt Seminare, die lassen sich relativ reibungslos auch in digitaler Form durchführen. Bei einigen Inhalten bitten wir den oder die Dozent*in diese formatgerecht anzupassen. Aufgrund der durch die Pandemie veränderten Bedarfe in den Fachbereichen haben wir aber auch aktuell neue Seminarthemen aufgenommen, die digital angeboten werden.“

Welche Vorteile bieten digitale Seminare?
„Insbesondere das zeit- und ortsunabhängige Lernen kann für viele Mitarbeiter*innen viele Vorteile bringen. Allein die Anfahrtswege, die nicht mehr nötig sind, eröffnen für einige Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, an Fortbildungen teilzunehmen. Oft sind unsere Onlineseminare zeitkomprimiert, d. h. sie sind kürzer. Auch das erleichtert einigen Mitarbeiter*innen die Teilnahme.“

Haben digitale Seminare auch Nachteile?
„Wenn man noch nie an einem Online-Seminar teilgenommen hat, ist das schon eine Umstellung: „Wie verhalte ich mich vor der Kamera?“, „Wie komme ich rüber?“ oder „Wie nutze ich die Technik überhaupt?“. Das sind für viele Mitarbeiter*innen schon große Hürden.

Aus der Erfahrung heraus kann ich aber sagen, dass diejenigen Kolleg*innen mit den stärksten Vorbehalten oft den meisten Spaß an diesen Veranstaltungen hatten.“

Wird es demnächst nur digitale Seminare geben?
„So wichtig es ist, digitale Fortbildungen und neue Formate anzubieten; es gibt Veranstaltungen, da muss man dem Gegenüber einfach in die Augen schauen können. Das gesamte Thema „informelles Netzwerken“, das ein wichtiges Nebenprodukt von Seminaren oder Präsenzveranstaltungen im Allgemeinen ist, kann man durch Onlineformate nicht 1:1 ersetzen.

Dennoch bin ich der Meinung, dass wir unser Angebot in Richtung „Blended Learning“, d. h. die Verbindung von digitalen Inhalten und Präsenzformaten, viel stärker ausbauen müssen. Daran arbeiten wir gerade.“

Sind weitere Neuerungen im Bereich Fortbildung geplant?
„Unser Anspruch ist und bleibt weiterhin, unser Angebot an den Bedarfen der Mitarbeiter*innen und den Fachbereichen auszurichten, um sie fit zu machen für aktuelle und zukünftige Herausforderungen.

Der Demografische Wandel, so inflationär der Begriff auch verwendet werden mag, wird bei uns im besonderen Maße zuschlagen. Die Lücken, die dadurch entstehen, werden wir nicht in Gänze mit neuem Personal schließen können. Wir müssen also unsere jetzigen Mitarbeiter*innen mit Hilfe geeigneter Fortbildungsmaßnahmen fachlich und persönlich so gut wie nur möglich unterstützen. Und darauf hat das Team der Fortbildung unwahrscheinlich große Lust. Ob in Präsenz oder in digitaler Form.

Im digitalen Bereich werden wir verstärkt dem zeit- und ortsunabhängigen Lernen Raum bieten. Dazu testen wir derzeit - im Rahmen einer Projektphase - verschiedene Anbieter von Online-Lerninhalten. Im Bereich der Lehrgänge wird bereits erfolgreich mit einer Lernplattform gearbeitet. Diese wird im Bereich der Fortbildung zukünftig ebenfalls eingesetzt werden.

Daneben freuen wir uns aber auch wieder sehr darauf, Seminare, Konferenzen und Kongresse in Präsenzform durchzuführen und uns mit den Mitarbeiter*innen und Führungskräften persönlich auszutauschen.“

Katrin Klotz - Sachgebietsleiterin Fortbildung

Katrin Klotz ist Sachgebietsleiterin im Bereich der Fortbildung. Zusammen mit dem Lehrgangsbetrieb bildet er die Abteilung 10-5, Studieninstitut für kommunale Verwaltung des Fachbereichs für Organisation und Personal. Nach Einsätzen in der Sozial- und Ordnungsverwaltung sowie bei den SBE arbeitet Frau Klotz seit 2016 in der Fortbildung. Gemeinsam mit ihrem Team von engagierten Kolleginnen und Kollegen entwickeln, planen und organisieren sie interne und externe Fortbildungsveranstaltungen für alle Mitarbeiter*innen der Stadt Essen.

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