Scan-Gerät mit zu erfassendem Dokument Das Amt für Soziales und Wohnen testet vier Wochen lang einen Dokumenten-Scanner für Bürgerinnen und Bürger. Foto: Theresa Schnepper, Stadt Essen

Neuer Bürgerservice: Dokumentenscanner erfolgreich im Amt für Soziales und Wohnen getestet

12.07.2019

Die Stadt Essen verfügt bereits über eine ganze Reihe digitaler Serviceangebote. Hierzu gehören beispielsweise die Online-Terminreservierung im Bürgeramt, die Reservierung von Wunschkennzeichen oder die Bestellung und Bezahlung von Personenstandsurkunden.

Im Rahmen des für 2024 geplanten BürgerRatHauses werden noch eine Vielzahl weiterer digitaler Bürgerdienste hinzukommen, die in einem neuen Internetauftritt mit integriertem Serviceportal betrieben werden. Auf diesem Weg werden auch neue Techniken getestet und eingeführt, die im BürgerRatHaus und in anderen Verwaltungsgebäuden den Bürgerservice verbessern werden. Ein gutes Beispiel hierfür ist der Dokumentenscanner für Bürgerinnen und Bürger. Ein solches Modell wurde vier Wochen lang am Kundencenter des Amtes für Soziales und Wohnen getestet.

Während der Testphase konnten Bürgerinnen und Bürger einzureichende Unterlagen vor Ort selbstständig scannen, anstatt diese beim Kundencenter abzugeben. Die gespeicherten Dokumente wurden anschließend, in digitaler Form, an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergeleitet. Ziel der Textphase war es, herauszufinden, ob solche Selbstbedienungsgeräte grundsätzlich genutzt werden und welche konkreten Anforderungen an sie gestellt werden.

Wer bei der Bedienung des Scanners noch unsicher war, erhielt während der Testphase Hilfe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die während des gesamten Zeitraums zur Verfügung standen und Anregungen und Hinweise zur Verbesserung des Service aufgenommen haben.

Durch die Nutzung des Scanners entfiel auch das ansonsten notwendige Ziehen der Wartenummer, wodurch vor allem Wartezeiten am Kundencenter entfielen. Auch aus Sicht des Amtes für Soziales und Wohnen war der Test ein voller Erfolg und lief aus technischer Sicht problemlos.

Aufgrund der positiven Resonanz und den guten Erfahrungen wird nun die Einführung der Scanner noch vor dem Einzug in das BürgerRatHaus geplant. Verbesserungsvorschläge, die während der Testphase gesammelt wurden, sollen zuvor noch umgesetzt werden, um optimalen und benutzerfreundlichen Service zu bieten. Die Scanner könnten anschließend nicht nur im Amt für Soziales und Wohnen, sondern auch in anderen Ämtern zum Einsatz kommen.

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